Chủ Nhật, tháng 11 23, 2008

Horenso: Giao tiếp "rau chân vịt" (kiểu Nhật)

Ho-ren-so: Cách người Nhật giữ được giao tiếp thông suốt là một bài báo trong số Nikkei Weekly năm trước mà tình cờ tôi lần mò lại được. Từ giữa tháng 11.2008, tôi cũng đã quyết định đặt báo này để đọc hàng tuần rồi. Trong tiếng Nhật Horenso cũng có nghĩa là spinach, rau "chân vịt", thứ rau mang lại sức mạnh thần kỳ của chàng thủy thủ Popeye, chiến thắng mọi trở ngại để cứu được Olive. Có lẽ các công ty làm ăn với Nhật cần có thứ rau này để có sức mạnh chiến thắng trong môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn như ngày nay. Vắn tắt lại thì có thể hiểu Horenso là viết tắt của 3 từ:

HOkoku
: Làm report.

RENkaku: Liên lạc định kỳ
SOdan: Bàn bạc

Và ghép lại 3 chữ cái đầu, ta có: HORENSO (菠薐草) - Spinach

Có một ví dụ thế này về cách làm việc của Mỹ và các nước phương Tây không phải Nhật Bản.
"Anh có cần gặp tôi để thảo luận về dự án hay không? Gửi cho tôi một email, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình và email trả lời anh ngay". Đây là một mẫu điển hình trong công việc công ty. Với hệ thống trao đổi này, người ta có thể tiếp tục công việc của riêng mình theo cách thức mà họ cảm thấy không bị ảnh hưởng. Đây cũng là một minh chứng cho việc các công ty này thường không nhận thức được rằng khái niệm "công ty" không chỉ là một tập hợp các cá nhân được nhận tiền để tự làm công việc của mình. Một "công ty" là một thực thể sinh học sống cộng sinh có thể tồn tại được khi cả nhóm tồn tại. Không thể có một "công ty" thành công khi mà hàng ngày ai cũng chỉ tự mình làm công việc để thỏa mãn mục đích riêng cá nhân. Hệ thống đó sẽ bị phá vỡ bởi vì không hề có communication.

==========

Ho-ren-so: Why Japanese keep communication flowing

Diana Rowland
Nikkei Weekly, 2007/12/03

In the Western workplace, especially in the United States, people often like to work independently to better focus on accomplishing tasks and to have more of a sense of autonomy. In the Japanese context, however, working independently destroys the sense of team. And given the oft-implicit Japanese style, that could mean spending a lot of time going in the wrong direction. Therefore, even while taking individual initiative, Japanese are careful to keep the communication channels open.

The process of keeping in close communication is summed up in three words: hokoku, renraku and sodan, or horenso for short.

Hokoku means to report, renraku means to inform or give periodic updates and sodan means to consult, talk over a matter, confer, or ask a person's advice. While ho-ren-so is technically used for interaction with a superior, members of a team may also say they need more ho-ren-so with each other, and the concept of back-and-forth communication for consultation and updates is widely applied.

Using this practice keeps everyone on the same page, and that doesn't just mean you and the person to whom you are talking. By keeping that person informed and involved, you allow him or her to bring other pertinent people into the loop so they can be prepared to act when needed.
Japanese also see this process as being one of the most effective and important ways to guard against risk, because it acts as a check between employees and between departments, as well as between vendors and the customers they service.

In team-building with a Japanese-American joint venture recently, it was evident that the Americans were leaving the Japanese out of the loop. Their reasoning was that it took Japanese too long to make a decision. Our answer: ho-ren-so. More upfront involvement, not less.

By using this style of constant engagement you can often get things to move faster. Since many people need to be involved in a Japanese company to make almost anything happen, if you wait until the final stage to involve your Japanese manager, colleague or contact, they've had no chance to lay the groundwork with others. There's a good chance you will then end up impatiently waiting while the Japanese seem to take forever to make up their minds or get you a reply.

The ho-ren-so process provides such a critical function in the Japanese corporate environment, that when Japanese managers do not receive ho-ren-so from their subordinates, they can become insecure and develop a practice of constantly checking the status of the project or task. We frequently get complaints from Americans working in Japanese companies that Japanese superiors micromanage. Our recommendation: more ho-ren­so. In Japanese culture this is an automatic approach to almost every activity, so Japanese managers are often bewildered to hear from American subordinates that they feel micromanaged. They ask, "How can we possibly prepare others and avoid risk without ho­ren-so?"

Understanding the advantage you gain by adopting this highly engaged style of communication will help you shift your perspective from seeing ho-ren­so as a burden. Try to think of it as a strategic, upfront investment for significant time­saving later. Over time, if you show reliability, the need for continued consultation and status reports decreases - but they are still appreciated.

-Diana Rowland is president of Rowland & Associates and author of "Japanese Business Etiquette: A Practical Guide to Success with the Japanese."